De termen technisch beheer en onderhoud worden onnodig snel en makkelijk in de mond genomen. Beheer en onderhoud worden dagelijks door elkaar heen gebruikt echter hebben deze begrippen ieder een eigen betekenis. Volgens Smart Letting de hoogste tijd om hierover wat duidelijkheid te scheppen.
Bij Smart Letting irriteren we ons regelmatig aan hoe nota bene technisch beheerders zelf met de termen technisch beheer en onderhoud strooien terwijl er in de basis toch echt een verschil is.
Waar men bij beheer doorgaans spreekt van toezicht, controle en management van met name calamiteiten, is dat bij onderhoud het in goede staat houden van een huurwoning. Tussen het voeren van beheer en het plegen/agenderen van onderhoud zit een groot speelveld.
Als u met een bedrijf afspreekt dat zij voor u het technisch beheer zullen uitvoeren, weet u dan ook wat dat bedrijf voor u zal oppakken en wat niet? Iedereen begrijpt dat dit op voorhand vastgelegd moet worden en toch spreken wij genoeg nieuwe klanten die ontevreden zijn over hun voormalige technisch beheerder simpelweg omdat niet helder was wat zij van deze partij mochten verwachten.
Voorop gesteld, Smart Letting begrijpt wel de verwarring en daardoor verkeerd gebruik van de terminologie. Doorgaans vloeit het plegen van onderhoud namelijk voort uit het voeren van beheer. Ter verduidelijking lichten wij het verschil graag toe aan de hand van een voorbeeld.
Een voorbeeld
Een huurder meldt een lekkage in de huurwoning welke afkomstig blijkt te zijn van een platdak. Een technisch beheerder dient deze melding serieus te nemen en zo snel mogelijk een dakdekker te regelen die ter plaatse de lekkage komt oplossen. Te allen tijde dient een technisch beheerder ervoor te zorgen dat eventuele calamiteiten in of rondom een huurwoning zo snel mogelijk worden opgelost zodat het woongenot van een huurder niet verstoord wordt. In dit voorbeeld wordt overigens de oorzaak van de lekkage en voor wiens rekening het herstel komt, buiten beschouwing gelaten.
Een technisch beheerder zorgt derhalve voor het snel laten oplossen van een calamiteit, in dit geval de lekkage. Wat niet standaard onder de beheerstaken van de technisch beheerder valt, is het opstellen van een (meerjaren) onderhoudsplan voor het betreffende dak. Het organiseren, opvolgen en bijsturen van dat onderhoud gaan de normale beheerstaken te buiten. Dat betekent niet dat een technisch beheerder dat niet voor zijn klant kan verzorgen. Natuurlijk wel, maar dan moeten partijen dat wel goed met elkaar schriftelijk vastleggen. Als dat laatste niet gebeurt en een technisch beheerder spreekt met zijn klant over beheerstaken en onderhoud dan is het niet vreemd dat een klant in een latere fase hele andere verwachtingen heeft van de taken van diens beheerder.
Kijkje in de keuken bij Smart Letting
Als wij bij Smart Letting een nieuwe klant voor technisch beheer verwelkomen dan plannen wij eerst een intake in waarbij de woning(en), de staat van de woningen bij aanvang huur maar ook op dat moment, de huurder, eventuele lopende onderhoudscontracten en de verwachtingen van klant worden besproken.
Aan de hand van dit gesprek stellen wij vervolgens een beheerovereenkomst op waarin de beheerstaken van beheerder opgenomen staan. Om de klant zoveel mogelijk inzicht te geven in zijn huurwoning(en) maken wij gebruik van een softwarepakket met compleet beheersysteem. Als klant krijgt u direct toegang tot dit systeem en kunt meteen zien welke calamiteiten er eventueel zijn gemeld, hoe deze (in overleg met u) door Smart Letting zijn opgevolgd een heeft u inzicht in onderliggende facturen.
Dit is wel zo handig als er bijvoorbeeld aanspraak gemaakt moet worden op garantie, bij correspondentie met verzekering of bij een geschil met uw huurder over of dat er wel opvolging gegeven is aan een melding van een gebrek.
Hopelijk bent u door het lezen van dit blogartikel wijzer geworden en realiseert u zich dat er een wezenlijk verschil is tussen het voeren van technisch beheer en het agenderen van onderhoud. Dat het belangrijk is om de afspraken die u met uw technisch beheerder heeft gemaakt schriftelijk vast te leggen.
Twijfelt u over de juistheid van de afspraken die u met uw beheerder heeft gemaakt en wil u daarover vrijblijvend van gedachten wisselen met de juridische afdeling van Smart Letting? Neem dan vandaag nog contact met ons op. Smart Letting is u graag van dienst!
